Strategi Menciptakan Operational Excellence
Operational Excellence sudah menjadi keharusan dalam pengelolaan bisnis. Ini bisa diwujudkan dengan mengintegrasikan strategi PDCA dan RACI. Apa itu?
Bukan hanya marketing, keunggulan operasional menjadi dasar keberhasilan bisnis yang berkelanjutan. Upaya mewujudkan ini harus terus dilakukan demi efisiensi dan peningkatan kualitas sebagai perbaikan berkelanjutan dalam sebuah organisasi. Di lanskap bisnis modern yang dinamis, di mana adaptabilitas dan inovasi sangat penting, integrasi kerangka kerja yang teruji menjadi sangat krusial.
Artikel ini mendalami peran penting dari keunggulan operasional dan memperkenalkan dua alat manajemen yang kuat yang sudah lama digunakan, yaitu PDCA (Plan-Do-Check-Action) dan RACI (Responsible-Accountable-Consult-Inform), yang saat digabungkan, akan menciptakan pendekatan sinergis untuk mendorong keunggulan operasional.
Pentingnya Keunggulan Operasional
Keunggulan operasional sejatinya adalah penyelarasan strategis dari proses, orang, dan teknologi yang secara konsisten akan memberikan nilai yang luar biasa kepada pelanggan. Di era yang ditandai oleh perubahan cepat dan harapan pelanggan yang tinggi, bisnis harus tidak hanya memenuhi, tetapi bahkan melampaui standar operasional untuk dapat tetap bersaing. Pengejaran keunggulan operasional bukanlah upaya sekali waktu tetapi perjalanan terusmenerus untuk mengoptimalkan alur kerja, meningkatkan produktivitas, dan akhirnya membentuk budaya inovasi.
Tinjauan Kerangka Kerja PDCA dan RACI
Siklus PDCA, yang dikembangkan oleh ahli manajemen mutu Walter A. Shewhart dan lebih lanjut dipopulerkan oleh W. Edwards Deming, menyediakan pendekatan sistematis dan berulang untuk pemecahan masalah dan perbaikan proses. Terdiri dari empat fase terhubung, Plan, Do, Check, dan Action, membentuk lingkaran perbaikan yang berkelanjutan.
Di sisi lain, kerangka kerja RACI berfungsi sebagai alat yang kokoh untuk memperjelas peran dan tanggung jawab dalam suatu proyek atau proses. Lahir dari kebutuhan akan akuntabilitas yang jelas, RACI menentukan empat peran kunci: Responsible (mereka yang melaksanakan), Accountable/Approver (mereka yang membuat keputusan), Consult (mereka yang harus dimintai pendapatnya), dan Inform (mereka yang harus diinformasikan). Bersama-sama, peran-peran ini membentuk hierarki terstruktur yang memfasilitasi kolaborasi dan pengambilan keputusan yang efisien.
Dalam ranah keunggulan operasional, sinergi antara PDCA dan RACI muncul sebagai kekuatan yang transformatif. Integrasi pendekatan pemecahan masalah iteratif PDCA dengan kejelasan peran RACI memberikan bisnis dengan strategi komprehensif. Tujuannya, untuk tidak hanya mengidentifikasi dan memperbaiki ketidakefisienan operasional, tetapi juga memberdayakan tim dan meningkatkan akuntabilitas.
Secara singkat siapa melakukan apa, bagaimana, dengan tujuan apa. Kita akan menjelajahi kekuatan masing-masing PDCA dan RACI, mengungkap cara mereka saling melengkapi, dan pada akhirnya, penerapan keduanya menghasilkan keunggulan operasional.
Siklus PDCA dan Empat Fasenya
Siklus PDCA (Plan-Do-Check-Action) menjadi landasan penting dalam pemahaman dan implementasi keunggulan operasional.
1. Plan (Merencanakan)
Dalam fase ini mengharuskan perusahaan merinci tujuan, mengidentifikasi proses, dan merencanakan sumber daya yang diperlukan. Kemudian rencanakan langkahlangkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut, termasuk bagaimana mengalokasikan sumber daya dan pengembangan strategi. Fase ini bertujuan untuk menentukan rencana aksi yang jelas untuk memperbaiki atau meningkatkan suatu proses.
2. Do (Melaksanakan)
Fase ini mengimplementasikan rencana yang telah dibuat selama fase Plan. Jalankan langkah-langkah yang telah ditetapkan dan kumpulkan data selama proses pelaksanaan nya. Fase “Do” bertujuan untuk menerapkan perubahan atau perbaikan yang telah direncanakan untuk melihat bagaimana rencana tersebut berdampak secara nyata.
3. Check (Memeriksa)
Pada fase “Check”, evaluasi hasil pelaksanaan dengan membandingkan data yang dikumpulkan dengan goals/tujuan yang telah ditetapkan selama fase perencanaan. Identifikasi apabila ada penyimpangan atau ketidaksesuaian. Fase ini bertujuan untuk memastikan bahwa perubahan yang diimplementasikan sesuai dengan rencana dan mengidentifikasi area yang memerlukan perhatian lebih lanjut.
4. Act (Melakukan Tindakan Korektif)
Terakhir, fase “Act” mendorong tindakan perbaikan berdasarkan hasil evaluasi, memulai kembali siklus untuk terus meningkatkan perbaikan. Act dapat melibatkan penyesuaian, perbaikan, atau perubahan lebih lanjut pada proses. Tindakan korektif ini bertujuan menerapkan perbaikan berkelanjutan dan mengembangkan siklus PDCA dengan menyesuaikan rencana aksi berdasarkan pembelajaran dari iterasi sebelumnya.
Keunggulan PDCA terletak pada sifatnya yang iteratif/ berulang. Proses perbaikan yang berkesinambungan memungkinkan bisnis untuk merespons perubahan pasar dengan cepat dan berinovasi secara terus-menerus. Melalui iterasi siklus, kesalahan dapat diidentifikasi dan diperbaiki, strategi dapat ditingkatkan, dan organisasi dapat bergerak maju dengan kecepatan yang dibutuhkan oleh lingkungan bisnis yang dinamis.
Siklus PDCA bukan hanya suatu kerangka kerja; tetapi bisa menjadi filosofi yang mendorong pembelajaran berkelanjutan dan perbaikan berkesinambungan.
baca juga
Mendalami Empat Peran Kunci RACI
Kerangka kerja RACI (Responsible-Accountable-ConsultInform) adalah alat yang memainkan peran penting dalam menentukan peran dan tanggung jawab dalam suatu proyek atau proses.
Perlu dipahami dengan cermat empat peran kunci yang membentuk landasan RACI:
· Responsible (R)
Mereka yang bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan atau tugas tertentu/doers.
· Accountable (A)
Orang atau kelompok yang bertanggung jawab penuh atas keberhasilan atau kegagalan tugas atau proyek/approver.
· Consult (C)
Mereka yang perlu dikonsultasikan sebelum keputusan diambil atau tindakan diambil/consultant.
· Inform (I)
Mereka yang harus diinformasikan tentang perkembangan atau keputusan tanpa memerlukan konsultasi aktif/director.
Peran “Accountable” dalam RACI membawa dimensi kritis ke dalam kerangka kerja ini. Mempertegas tanggung jawab satu individu atau kelompok memungkinkan pengambilan keputusan yang tegas dan efisien. Dengan menetapkan seseorang atau sekelompok orang sebagai penanggung jawab, RACI menciptakan struktur yang jelas untuk pertanggungjawaban, mengurangi risiko ambiguitas yang dapat menyebabkan kebingungan dan keputusan yang lambat.
Hubungan antara PDCA dan RACI untuk Keunggulan Operasional
1. Integrasi Peran dan Tanggung Jawab
RACI dapat diintegrasikan ke setiap fase siklus PDCA untuk menjelaskan peran dan tanggung jawab. Penetapan peran RACI memastikan bahwa individu atau tim jelas tentang keterlibatan mereka dalam setiap langkah proses PDCA.
2. Komunikasi dan Kolaborasi
RACI membantu meningkatkan komunikasi dengan menentukan siapa yang perlu dikonsultasikan, diinformasikan, melaksanakan, bertanggung jawab, atau akuntabel pada setiap tahap. Ini sangat penting untuk kolaborasi dan memastikan aliran informasi yang efektif sepanjang siklus PDCA.
3.Peningkatan Berkelanjutan PDCA
menekankan pada perbaikan berkelanjutan sementara RACI menyediakan kerangka kerja terstruktur untuk menetapkan dan mengelola peran. Siapa melakukan apa, bagaimana, dengan tujuan apa yang berkontribusi pada pelaksanaan inisiatif perbaikan yang lebih efisien dan efektif.
Secara ringkas, PDCA dan RACI dapat bekerja sama untuk mendorong keunggulan operasional dengan menyediakan pendekatan sistematis untuk perbaikan berkelanjutan sambil memastikan kejelasan dalam peran dan tanggung jawab sepanjang proses.
Contoh Penerapan: Toko Baru untuk Bisnis Kecil Siklus PDCA
1. Plan/Rencana – Membuka toko baru untuk memperluas jangkauan pasar dan meningkatkan penjualan. Perencanaan : Identifikasi lokasi, demografi pelanggan target, dan penawaran produk atau layanan. Kembangkan rencana bisnis komprehensif, termasuk anggaran, kebutuhan karyawan, dan strategi pemasaran.
RACI:
Penanggung Jawab (R): Manajer Proyek dan Tim Operasional bertanggung jawab atas pencarian lokasi, negosiasi sewa, dan penyiapan toko. Akuntabel (A): Pemilik Bisnis bertanggung jawab atas keseluruhan keberhasilan peluncuran toko baru.
2. Do/Lakukan
Eksekusi – Implementasikan rencana yang telah dikembangkan dalam fase “Rencana,” termasuk menandatangani sewa, menyiapkan toko fisik, merekrut dan melatih staf, serta menyusun persediaan.
RACI:
Penanggung Jawab (R): Tim Operasional dan Manajer Toko bertanggung jawab atas pelaksanaan rencana. Akuntabel (A): Pemilik Bisnis bertanggung jawab atas keberhasilan pelaksanaan penyiapan toko.
3. Check/Periksa
Evaluasi Kinerja – Evaluasi kinerja toko baru setelah periode peluncuran awal. Analisis data penjualan, umpan balik pelanggan, dan efisiensi operasional.
RACI:
Penanggung Jawab (R): Manajer Toko dan Tim Penjualan bertanggung jawab atas pemantauan operasi harian dan pengumpulan umpan balik pelanggan. Akuntabel (A): Pemilik Bisnis bertanggung jawab atas penilaian kinerja keseluruhan toko baru.
4. Act/Lakukan Tindakan Korektif
Perbaikan Berkelanjutan – Berdasarkan evaluasi, lakukan penyesuaian yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja toko. Ini dapat mencakup penyempurnaan strategi pemasaran, pengoptimalan manajemen persediaan atau penyesuaian tingkat staf.
RACI:
Penanggung Jawab (R): Tim Operasional dan Tim Pemasaran bertanggung jawab atas implementasi perbaikan.
Akuntabel (A): Pemilik Bisnis bertanggung jawab untuk memastikan tindakan korektif menghasilkan peningkatan kinerja toko.
Dengan mensinergikan kerangka kerja PDCA dan RACI, entrepreneur dapat membentuk struktur yang dinamis dan bertanggung jawab, mendorong perjalanan mereka menuju keunggulan operasional, merangsang budaya inovasi, dan dengan cekatan mengatasi tantangan dan peluang dalam lanskap operasional mereka. Selamat mengimplementasikan dalam bisnis Anda!
Bukan hanya marketing, keunggulan operasional menjadi dasar keberhasilan bisnis yang berkelanjutan.